Déléguer

Libérez votre esprit des tâches ingrates ou comment déléguer

Dans un monde professionnel de plus en plus exigeant, il est crucial de savoir gérer son emploi du temps et ses ressources pour faire avancer son projet. Cet article vous propose des conseils pour optimiser votre planning, déléguer les tâches que vous ne maîtrisez pas et ainsi vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Optimiser son emploi du temps pour gagner en productivité

Pour être plus performant dans votre entreprise ou pour travailler sur projet de création, il est essentiel de bien organiser votre emploi du temps et d’optimiser la gestion de ses tâches. Voici quelques astuces pour y parvenir.

Identifier les moments de la journée où vous êtes le plus productif

Certaines personnes sont plus alertes et concentrées le matin, tandis que d’autres préfèrent travailler tard le soir. Apprenez à connaître votre horloge biologique et planifiez vos tâches importantes durant ces périodes de haute performance.

Prioriser les tâches

Faites une liste des choses à faire et classez-les par ordre de priorité. Cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches essentielles et de ne pas perdre de temps avec les moins importantes. Une fois cette liste établit, deux écoles : soit vous planifier tout précisément, soit vous garder la liste sous les yeux pour ne rien oublier.

Personnellement, je préfère planifier un maximum de chose, de ma petite séance de sport le matin jusqu’à mes pauses entre deux articles à écrire ou mes appels téléphoniques. Tout est cadré, il n’y a plus qu’à suivre le programme pour rester concentrer sur l’essentiel.

Effectuer les tâches rapides immédiatement

Si une tâche prend moins de cinq minutes à accomplir, réalisez-la tout de suite. Cela évitera qu’elle ne s’accumule et ne vous déconcentre. Cela réduit également votre charge mentale. Garder en mémoire une tâche basique à ne pas oublier de faire vous disperse. C’est un peu comme débarrasser la table après un repas, faites-le tout de suite en rangeant le tout dans le lave-vaisselle… C’est fait, on passe à la suite.

Planifier des pauses régulières

Il est important de prendre des pauses pour se reposer et recharger ses batteries. Une pause de 10 à 15 minutes toutes les heures ou deux heures permet de rester concentré et productif sur la durée.

Beaucoup s’imaginent que travailler d’arrache-pied des heures durant est plus productif… c’est faux. Pour l’avoir longtemps pensé moi-même, je me suis aperçu au fil du temps que prendre de petites pauses, me lever de mon bureau voire même d’aller me promener dans mon jardin avec une tasse de thé ou de café pendant quelques minutes m’aidait à être plus efficace.

Déléguer pour mieux se concentrer sur ses compétences

Il n’est pas toujours possible d’être expert dans tous les domaines, et il est parfois préférable de déléguer certaines tâches à des personnes plus compétentes. Ainsi, lorsque l’on monte son entreprise ou que l’on souhaite avancer sur son projet, il est parfois préférable de faire appel à un expert sur un domaine. Voici quelques clés pour apprendre à déléguer utilement.

Identifier les tâches à déléguer

Faites le point sur vos compétences et celles de votre équipe. Si une tâche requiert des connaissances que vous ne possédez pas, il est préférable de la confier à quelqu’un d’autre. Oui, cela a un coût, que ce soit un salarié ou un prestataire extérieur… mais combien de temps allez-vous perdre sur ce problème ? Le temps, c’est de l’argent, c’est valable dans les deux sens pour le coup.

Faire appel à des freelances ou sous-traitants

Pour des tâches ponctuelles ou très spécifiques, il peut être judicieux de faire appel à un freelance ou de sous-traiter le travail à une entreprise spécialisée. Cela vous permettra de gagner du temps et de bénéficier de l’expertise d’un professionnel.

Il est possible de trouver un freelance sur des plateformes comme Malt pour gérer sa communication en ligne, créer son site Internet ou mettre au point une appli mobile. De même, la comptabilité peut s’avérer être un véritable cauchemar pour beaucoup.

Communiquer clairement vos attentes

Lorsque vous déléguez une tâche, il est important d’expliquer précisément ce que vous attendez et de fixer des objectifs clairs et réalisables. Si vous êtes évasif, le résultat ne sera pas à la hauteur de vos attentes.

Demandez à un rédacteur de vous écrire un article sur votre entreprise, sans lui dire ce que vous faites et comment vous le faites, ne vous fera que perdre du temps. Attention toutefois à ne pas noyer votre interlocuteur sous des tonnes d’informations. Soyez concis et précis !

Suivre l’avancement des tâches déléguées

Assurez-vous régulièrement que les tâches confiées à d’autres personnes avancent comme prévu. Cela permettra d’éviter les mauvaises surprises et de réajuster le tir si nécessaire. Si les tâches déléguées s’inscrivent dans un projet, vous devez vous assurer de leur progression pour ne pas retarder le lancement. Vous devrez donc gérer le planning de vos collaborateurs.

Les avantages de la délégation

Déléguer certaines tâches présente de nombreux avantages tant pour vous que pour votre entreprise :

  • Gagner du temps : En confiant certaines tâches à d’autres personnes, vous libérez du temps pour vous concentrer sur les aspects essentiels de votre métier et développer vos compétences.
  • Augmenter la qualité du travail : Les personnes auxquelles vous déléguez des tâches sont généralement plus compétentes dans leur domaine, ce qui garantit un travail de meilleure qualité.
  • Favoriser l’autonomie et la responsabilisation : La délégation encourage les collaborateurs à prendre en charge leurs missions et à s’investir davantage dans leur travail.
  • Améliorer la répartition des ressources : La délégation permet de mieux répartir les compétences au sein de l’équipe et d’éviter que certaines personnes ne soient submergées par le travail.

Maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

Pour être performant au travail, il est également important de veiller à préserver son bien-être et son équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Définir des limites claires

Il est important de séparer votre vie professionnelle de votre vie personnelle en fixant des limites claires entre les deux. Par exemple, évitez d’emporter du travail à la maison ou de répondre à vos emails professionnels pendant vos moments de détente.

Si vous travaillez depuis votre domicile, indiquez clairement à vos proches à quels moments ils peuvent vous déranger pour un jeu, un câlin ou partager un café. N’oubliez pas vos proches, vous devez rester disponibles à certains moments de la journée pour conserver de bonnes relations.

Personnellement, en travaillant de la maison, je marque une pause quand mes filles rentrent de l’école. Cela nous permet d’échanger sur leur journée, de faire un câlin. Quelques minutes suffisent. Je peux retravailler pendant une heure ou deux sereinement avant de les retrouver pour le diner.

Planifier du temps pour soi

Réservez-vous régulièrement des moments pour vous détendre, pratiquer une activité sportive, méditer ou profiter de votre famille et de vos amis. Cela vous permettra de vous ressourcer et d’être plus performant au travail. Vous pouvez intercaler ses moments au cours de la journée, c’est l’occasion de prendre des pauses plus ou moins productives tout en vous relaxant.

Apprendre à gérer le stress

Le stress peut avoir un impact négatif sur votre santé, votre moral et votre productivité. Apprenez à identifier les sources de stress dans votre vie et mettez en place des stratégies pour les gérer efficacement. La méditation est recommandée par beaucoup, de nombreuses études indiquent qu’elle est bénéfique. N’hésitez pas à sortir dehors pour vous aérer. Steve Jobs, le co-fondateur d’Apple, marchait une à deux heures régulièrement pour réfléchir à ses projets. Si les plus audacieux et perfectionnistes le font, pourquoi ne pas suivre leur exemple ?

S’organiser pour mieux concilier travail et vie privée

Mettez en place un planning réaliste qui tient compte de vos obligations professionnelles et personnelles. Anticipez autant que possible les périodes de forte charge de travail pour éviter de sacrifier votre vie personnelle. La procrastination est votre ennemie, mais il ne faut pas la confondre avec le repos et la détente. Si beaucoup d’influenceurs vous martèlent d’arrêter de regarder les séries TV, vous êtes encore libre de faire ce que vous voulez, mais il faut être raisonnable !

 

Finalement, libérer votre esprit des tâches ingrates et optimiser votre temps selon vos propres performances passe par une organisation rigoureuse de votre emploi du temps, une délégation efficace et une attention particulière portée à votre bien-être et à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. En appliquant ces conseils, vous serez en mesure de développer vos compétences et de progresser dans votre carrière tout en préservant votre qualité de vie.

 

Vous avez des astuces pour déléguer efficacement tout en gardant le contrôle sur les différentes tâches ? Partagez-les en commentaires !

 

8 réflexions sur “Libérez votre esprit des tâches ingrates ou comment déléguer”

  1. Merci Arnaud pour ces rappels très importants! Tout l’essentiel est dans cet article! Je n’ai pas d’astuce géniale pour déléguer efficacement, mais je dirai simplement que pour moi, les 3 éléments suivants sont importants :
    – donner des objectifs SMART et s’assurer que la/les personne(s) auprès de laquelle/lequelles on délègue à/ont bien compris la tâche à réaliser (le faire réellement).
    – à partir de là, faire confiance aux personnes auxquelles on délègue,
    – et en parallèle partager une partie de sa vision avec elles pour donner envie de faire les choses…

    1. Merci à toi pour ton retour.
      Oui effectivement, la méthode Pomodoro semble efficace bien que je ne l’ai pas encore testé. Je pense que je réaliserai un article sur le sujet avec toutes les autres astuces de productivité après en avoir testé quelques unes en plus (je suis un adepte du 20/80,…)

  2. Merci pour cet article !

    Mon astuce pour déléguer des tâches ? Toutes les consignes sont données par vidéo que j’envoie aux collaborateurs, avec un suivi via Trello par exemple. Aucune tâche ne doit être expliquée en synchrone, sinon c’est un risque de perte de temps ou d’incompréhension énorme.

    Sur un plan personnel :
    Tout ce qui ne rentre pas dans ma tâche “Championne du jour” et mes trois sous-objectifs de la journée sont des tâches qui ne seront jamais faites…
    Ne pas effectuer ces tâches, paradoxalement, élimine un paquet de gaspillage de temps ^^’

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